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財(cái)會(huì)人員每年都得對(duì)各月份的收支情況進(jìn)行匯總，并制作出全年各月的收支曲線圖表。下面我們就來介紹一下如何快速實(shí)現(xiàn)全年收支記錄的匯總和圖表制作。
制作各種報(bào)表，一定要熟悉Excel中的公式、匯總、統(tǒng)計(jì)和圖表制作;制作總結(jié)、報(bào)告、合同則要求掌握Word，還要適當(dāng)學(xué)一些PPT以備急用。此外，各種工作間多少是有聯(lián)系的，因此Excel、Word、PPT的配合使用技巧也得盡量多學(xué)一些，可有效減少重復(fù)工作。
一、用Excel匯總數(shù)據(jù)
要匯總當(dāng)然需要有一張?jiān)敿?xì)記錄每次收支情況明細(xì)的“收支記錄”工作表，這得靠平時(shí)逐條記錄。我們現(xiàn)在要做的只是按記錄匯總出全年各月份的收支總額，這用Excel 2007就可以輕松搞定。
1.定義名稱
用Excel2007打開“收支記錄”工作表，先選中所有記錄(A:E列)，單擊“公式”選項(xiàng)卡下“定義名稱”區(qū)域的“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”。在彈出窗口中只勾選“首行”復(fù)選項(xiàng)(圖1)，確定完成設(shè)置。定義名稱后，我們可以在公式中用各列的標(biāo)題代表整列單元格。
2.制作匯總表
新建一張“匯總”工作表，并按需要設(shè)計(jì)出匯總表格。第2行的月份不能直接輸入，得先在B2輸入2009-1-1。右擊B2選擇“設(shè)置單元格格式”，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表中選擇“自定義”，在類型中輸入：yy“年”m“月”，確定后就會(huì)顯示成2009年1月。再選中B2，把鼠標(biāo)指向其右下角的填充柄按住右鍵向右拖動(dòng)到N2放開，在彈出菜單中選擇“以月填充”即可輸入2009年1月~2010年1月13個(gè)月份。N1的2010年1月計(jì)算要用，若不想看到可右擊N列選擇“隱藏”。
在B3輸入公式=SUMIFS(金額，收支，$A3，日期，“>=”&B$2，日期，“<”&C$2)。并選中B3單元格復(fù)制，再選中B3：M4區(qū)域進(jìn)行粘貼即可自動(dòng)生成收支匯總數(shù)據(jù)(圖2)。
公式中用列標(biāo)題代表列比較直觀，其含義相信大家一看就明白。要注意的是條件的部分要求為文本格式，所以若是直接輸入的條件 (如：“>90”)必須加雙引號(hào)。而像本例中文本與引用混合的，文本部分要加上雙引號(hào)并用&連接引用，不能直接輸入>B$2。本例實(shí)現(xiàn)的是求和匯總，若要求計(jì)數(shù)可把公式改成=COUNTIFS(收支，$A3，日期，“>=”&B$2，日期，“<”& C$2)。
小提示>>
其實(shí)Excel的數(shù)據(jù)透視表也可以匯總，功能更強(qiáng)大，但存在不能實(shí)時(shí)自動(dòng)刷新，對(duì)設(shè)置行、列、單元格操作有諸多限制，不能按日期期間匯總等缺點(diǎn)。因此對(duì)于一般的求和、計(jì)數(shù)匯總還是使用SUMIFS、COUNTIFS函數(shù)比較簡單。
匯總工作完成后，接下來就是把匯總表中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成直觀的圖表了。請點(diǎn)擊“下一頁”。
網(wǎng)二、用Excel繪制圖表
匯總工作完成后，接下來就是把匯總表中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成直觀的圖表了。在Excel 2007中繪制圖表也很簡單。
1.繪制圖表
在“匯總”工作表中，選中收支數(shù)據(jù)和標(biāo)題所在區(qū)域A2：M4。單擊“插入”選項(xiàng)卡下的“折線圖”，在下拉列表中選擇“帶數(shù)據(jù)標(biāo)志的折線圖”，馬上可以看到全年的收支折線圖，并自動(dòng)切換到“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡。在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“圖表布局”中選擇第1種布局，單擊選中圖表中的標(biāo)題，輸入“2009年收支曲線”，再選中坐標(biāo)軸標(biāo)題把它改成“金額(元)”(圖3)。
如有需要，還可切換到“布局”選項(xiàng)卡，單擊“折線”選擇“高低點(diǎn)連線”，或單擊“數(shù)據(jù)標(biāo)簽”顯示各點(diǎn)數(shù)據(jù)，以讓圖表更加直觀。
2.美化圖表
最后再美化一下圖表就OK了，一般你只要在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡選擇適當(dāng)?shù)膱D表布局和樣式效果即可。若不喜歡現(xiàn)成的樣式也可分別單擊選中圖表中的折線、文字、坐標(biāo)軸等對(duì)象，從“格式”選項(xiàng)卡中對(duì)形狀填充、形狀輪廓、藝術(shù)字樣式、發(fā)光等逐一進(jìn)行設(shè)置。字體和字號(hào)則要從“開始”選項(xiàng)卡中設(shè)置。如需做更詳細(xì)的設(shè)置，可右擊圖表中的對(duì)象選擇“設(shè)置……格式”，在彈出窗口中進(jìn)行設(shè)置。
例如默認(rèn)折線起點(diǎn)與縱坐標(biāo)軸還有點(diǎn)距離，只要右擊橫坐標(biāo)軸選擇“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”，選中“位置坐標(biāo)軸”下的“在刻度上”單選項(xiàng)，即可讓折線從縱坐標(biāo)軸開始。至此一張漂亮的折線圖就繪制完成了(圖4)。
當(dāng)然你可能還需要餅圖或其他圖表，其繪制方法并沒有太大的不同。只要修改一下匯總表行列標(biāo)題和匯總公式對(duì)分類或明細(xì)進(jìn)行匯總，然后在創(chuàng)建圖表樣式時(shí)選擇相應(yīng)的餅圖或其他圖表即可，就不逐一細(xì)說了。
制作好的圖表最終還要插入PPT演示中才好在報(bào)告會(huì)上播放。請點(diǎn)擊“下一頁”。
三、Powerponit制作報(bào)表動(dòng)畫演示
制作好的圖表最終還要插入PPT演示中才好在報(bào)告會(huì)上播放。一般演示時(shí)，往往需要在說到某一部分時(shí)才讓該部分的曲線出現(xiàn)。在PPT 2007中我們可以輕松實(shí)現(xiàn)這種效果。
1.拆分動(dòng)畫
在Excel 2007中右擊圖表的邊框選擇“復(fù)制”，再用PPT 2007打開演示文檔進(jìn)行粘貼即可把繪制好的圖表插入PPT演示中。選中圖表，單擊“動(dòng)畫”選項(xiàng)卡中的“自定義動(dòng)畫”，在“自定義動(dòng)畫”窗格中單擊“添加動(dòng)畫”按鈕選擇“進(jìn)入/擦除”，為圖表添加一個(gè)動(dòng)畫效果。然后在下面的列表中右擊剛添加的“圖表”動(dòng)畫項(xiàng)，選擇“效果選項(xiàng)”。
在“效果選項(xiàng)”窗口“圖表動(dòng)畫”選項(xiàng)卡的“組合圖表”下拉列表中可以找到按系列、分類等拆分方式，在此我們選擇“按系列”，確定完成設(shè)置。現(xiàn)在 “自定義動(dòng)畫”窗格的圖表動(dòng)畫項(xiàng)下會(huì)出現(xiàn)一個(gè)向下的擴(kuò)展按鈕，單擊此按鈕即可看到圖表動(dòng)畫項(xiàng)變成了背景、系列1、系列2三項(xiàng)(圖5)。
這樣你就可以選中各系列項(xiàng)，單擊上面的“更改”按鈕分別設(shè)置不同動(dòng)畫了，當(dāng)然也可分別設(shè)置動(dòng)畫速度和效果。
2.順序調(diào)整
現(xiàn)在我們可對(duì)各個(gè)系列設(shè)置不同動(dòng)畫，也可設(shè)置每次單擊讓一個(gè)系列動(dòng)作，各系列只能按原本的順序順次動(dòng)作。一般要想改變圖表中各對(duì)象的動(dòng)作順序，必須右擊圖表選擇“編輯數(shù)據(jù)”，從Excel中調(diào)整匯總表中的數(shù)據(jù)順序才行。不過對(duì)自動(dòng)連續(xù)播放的動(dòng)畫還是有其他辦法可調(diào)整順序的。
先把圖表所有動(dòng)畫項(xiàng)的開始都設(shè)置為“之前”，然后右擊動(dòng)畫項(xiàng)選擇“顯示高級(jí)日程表”，就會(huì)在動(dòng)畫項(xiàng)后以橙色時(shí)間條顯示開始、結(jié)束時(shí)間，直接拖動(dòng)時(shí)間條即可調(diào)整各動(dòng)畫項(xiàng)的播放順序(圖6)。
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