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排版是讓許多人頭疼的問題，尤其是論文需要多次修改時更加令人頭疼。本文將給你提供一些用Microsoft Word 2003進行論文排版的技巧，使你的論文排版更加方便和輕松，以便把更多的精力放在論文的內容上而不是文字的編排上。這些技巧不只在論文寫作中可以使用，在寫其他文檔時也可以使用。本文將分五個專題來講解論文排版過程中共存問題的解決方法，第六部分是一些小技巧。
一.圖表和公式的自動編號
二.制表位的使用
三.目錄的制作4
四.參考文獻的編號和引用5
五.頁眉頁腳的制作6
六.其他技巧 ：分頁符(Ctrl+ Enter)換行符(Shift+Enter) 雙擊圖標 居中和右對齊
一、圖表和公式的自動編號
在論文中，圖表和公式要求按在章節中出現的順序分章編號，例如圖1-1，表2-1，公式3-4等。在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護就成為一個大問題，比如若在第二章的第一張圖(圖2-1)前插入一張圖，則原來的圖2-1變為2-2，2-2變為2-3，…，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的引用，比如“流程圖見圖2-1”。如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號是一件多么費勁的事情，而且還容易遺漏!表格和公式存在同樣的問題。
能不能讓Word對圖表公式自動編號，在編號改變時自動更新文檔中的相應引用?答案是肯定的!下面以圖的編號為例說明具體的作法。
自動編號可以通過Word的“題注”功能來實現。按論文格式要求，第一章的圖編號格式為“圖1-×”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個標簽“圖1-”，編號格式為阿拉伯數字(如果不是點擊“編號”修改)，位置為所選項目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入標簽文字和序號，此時可以在序號后鍵入說明，比如“形態學膨脹運算示例”，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標簽了，直接選擇就可以了。Word會自動按圖在文檔中出現的順序進行編號。
在文檔中引用這些編號時，比如“如圖1-1所示”，分兩步做。插入題注之后，選中題注中的文字“圖1-1”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽名，點“添加”。這樣就把題注文字“圖1-1”做成了一個書簽。在需要引用它的地方，將光標放在插入的地方(上例中是“如”字的后面)，在“插入”菜單選“交叉引用”，彈出對話框中引用類型選“書簽”，“引用內容”為“書簽文字”，選擇剛才鍵入的書簽名后點“插入”，Word就將文字“圖1-1”插入到光標所在的地方。在其他地方需要再次引用時直接插入相應書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。
至此我們就實現了圖的編號的自動維護，當在第一張圖前再插入一張圖后，Word會自動把第一張圖的題注“圖1-1”改為“圖1-2”，文檔中的“圖1-1”也會自動變為“圖1-2”。
表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對齊。公式的編號略有不同，插入公式后，將公式單獨放在一個段落，版式為“嵌入式”(Word默認)，光標放在公式之后，不要(注意是“不要”)選中公式，在“插入”菜單選“題注”，由于沒有選中項目，所以“位置”一項為灰色，新建標簽“公式1-”，點擊“插入”，Word就將標簽文字和自動產生的序號插入到光標所在位置。在文檔中引用公式編號的方法與圖相同，此處不在贅述。公式的編號要求在右邊行末，具體的方法在“制表位的使用”一節詳細說明。
這里順便說一下，交叉引用、書簽和題注都是Word的域。域是文檔中可能發生變化的內容，Word使用域來進行文檔自動化。多個域的聯合使用可以實現更復雜的功能，各個域的具體使用方法請參考Word的幫助。
注：
題注中新建標簽時，Word會自動在標簽文字和序號之間加一個空格，看起來不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。²
書簽名最好用圖(表、公式)的說明文字，盡量做到見名知“圖”。²
圖(表、公式)的編號改變時，文檔中的引用有時不會自動更新，可以鼠標右擊引用文字，在彈出的菜單中選“更新域”。關閉文檔再打開Word會更新所有的域。²
二、制表位的使用
制表位是指水平標尺上的位置，它指定了文字縮進的距離或一欄文字開始的位置，使用戶能夠向左、向右或居中對齊文本行;或者將文本與小數字符或豎線字符對齊。用戶可以在制表符前自動插入特定字符，如句號或劃線等。默認情況下，按一次Tab鍵，Word將在文檔中插入一個制表符，其間隔為0.74厘米。
制表位的類型包括：左對齊，居中對齊，右對齊，小數點對齊和豎線對齊等，這些制表位的使用方法大致相同，這里僅根據論文中公式排版的要求和目錄的制作為例說明制表位的使用方法和效果，更詳細的說明請參閱Word的幫助文檔。
論文里的公式要求單獨放在一個段落，公式居中;按章節進行編號，編號用小括號括起來放在右邊行末。首先輸入公式和編號，公式的版式選擇“嵌入式”，編號用小括號括起來。然后把光標放在公式所在的段落里，點擊頁面左上角的制表位圖標，切換到居中制表位，用鼠標在水平標尺上大約中間的位置點一下，這樣就放置了一個居中制表位在點擊的地方，如果位置不合適還可以用鼠標拖動進行調節。再把左上角的制表位圖標切換到右對齊制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一個右對齊制表位在行末。
設置好制表位后，把光標放在公式的前面，按一下Tab鍵，這樣就在公式的前面插入了一個制表符，此時公式以居中制表位為中心居中對齊，再把光標移到公式和左括號之間，再按Tab鍵插入一個制表符，編號就跑到行末了。
用制表位的方法來處理公式的排版，很簡單也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到中間，編號推到行末。還有一個好處，若公式或編號的長度發生變化時，Word會自動調節以使公式始終在頁面的中間，編號始終在行末，不會因為公式或編號變長而換行。更簡單的作法是把公式段落的設置保存為樣式，所有的公式段落應用此樣式，即簡單又方便，而且可以保持所有的公式段落制表位的一致。手工設置制表位，你能保證每次居中制表位的位置都一樣嗎?!
涉及到制表位還有一個概念：前導符。前導符是填充制表符所產生的空位的符號，一般有實線、虛線、點劃線等，在目錄中經常見到(就是標題和頁碼之間的圓點)。制作目錄時，敲入標題和頁碼后，在行末設置一個右對齊制表位。點擊“格式|制表位”，制表位對話框顯示了光標所在段落的制表位信息。選擇右對齊制表位，前導符選擇圓點(Word默認無前導符)，確定后在標題和頁碼之間插入一個制表符，可以看到頁碼跑到行末了，而且頁碼和標題之間用圓點進行了填充。當頁碼或標題長度變化時，Word會自動增加或刪除圓點。這里用目錄做例子只是想說明前導符的使用方法，其實制作目錄還有更好的方法，下文詳述。
注：
1)按一次Tab鍵插入的是一個制表符，因此不要在文檔中用制表符代替空格來產生空白間隔。不然若把這段文字粘貼到其他存在不同制表位的段落，或文檔的制表符默認設置變化時，版面就會混亂。
2)有時候按Tab鍵后Word會產生一個灰色箭頭，這實際上是Word的制表符格式標記，格式標記還有段落標記(拐彎的箭頭)、空格(灰色圓點)等。這些格式標記在打印文檔時是不會打印出來的，格式標記是否顯示以及顯示哪些可以在“工具|選項”的“視圖”選項卡里進行設置。
三、目錄的制作
目錄是用來列出文檔中的各級標題及標題在文檔中相對應的頁碼。首先介紹Word的一個概念：大綱級別。Word使用層次結構來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，Word提供9級大綱級別，對一般的文檔來說足夠使用了。Word的目錄提取是基于大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經提供了內置的標題樣式，命名為“標題1”、“標題2”，…，“標題9”，分別對應大綱級別的1-9。我們也可以不使用內置的標題樣式而采用自定義樣式，但有點麻煩。下文中的目錄制作方法直接使用Word的內置標題樣式，關于自定義樣式的方法請參閱Word的幫助文檔。
目錄的制作分三步進行。
1)修改標題樣式的格式。通常Word內置的標題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在菜單欄上點“格式|樣式”，列表下拉框中選“所有樣式”，點擊相應的標題樣式，然后點“更改”。可修改的內容包括字體、段落、制表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題1-3的格式。
2)在各個章節的標題段落應用相應的格式。章的標題使用“標題1”樣式，節標題使用“標題2”，第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設置標題的格式還有一個優點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改為小三，只需更改“標題1”樣式的格式設置，然后自動更新，所有章的標題字號都變為小三號，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯。關于如何應用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。
3)提取目錄。按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁(在第一章的標題前插入一個分頁符)，光標移到新頁的開始，添加“目錄”二字，并設置好格式。新起一段落，菜單欄選“插入|索引和目錄”，點“目錄”選項卡，“顯示級別”為3級，其他不用改，確定后Word就自動生成目錄。若有章節標題不在目錄中，肯定是沒有使用標題樣式或使用不當，不是Word的目錄生成有問題，請去相應章節檢查。此后若章節標題改變，或頁碼發生變化，只需更新目錄即可。
注：
目錄生成后有時目錄文字會有灰色的底紋，這是Word的域底紋，打印時是不會打印出來的(如果你愿意浪費一張紙可以試著打印一下目錄)。在“工具|選項”的“視圖”選項卡可以設置域底紋的顯示方式。²
四、參考文獻的編號和引用
參考文獻的標注本不是一件麻煩的事情，但是對參考文獻編號后就成了一件麻煩的事情，產生的問題和圖表公式編號的問題是一樣的。手工維護這些編號是一件費力而且容易出錯的事情，我們的目的是讓Word自動維護這些編號。很幸運，它可以做到，方法跟圖表公式的作法相似。光標放在引用參考文獻的地方，在菜單欄上選“插入|腳注和尾注”，彈出的對話框中選擇“尾注”，點擊“選項”按鈕修改編號格式為阿拉伯數字，位置為“文檔結尾”，確定后Word就在光標的地方插入了參考文獻的編號，并自動跳到文檔尾部相應編號處請你鍵入參考文獻的說明，在這里按參考文獻著錄表的格式添加相應文獻。參考文獻標注要求用中括號把編號括起來，至今我也沒找到讓Word自動加中括號的方法，需要手動添加中括號。
在文檔中需要多次引用同一文獻時，在第一次引用此文獻時需要制作尾注，再次引用此文獻時點“插入|交叉引用”，“引用類型”選“尾注”，引用內容為“尾注編號(帶格式)”，然后選擇相應的文獻，插入即可。不要以為已經搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻在正文之后，參考文獻后還有發表論文情況說明、附錄和致謝，而Word的尾注要么在文檔的結尾，要么在“節”的結尾，這兩種都不符合我們的要求。
解決的方法似乎有點笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號(我們不需要它，因為它的格式不對)，然后選中所有尾注文本(參考文獻說明文本)，點“插入|書簽”，命名為“參考文獻文本”，添加到書簽中。這樣就把所有的參考文獻文本做成了書簽。在正文后新建一頁，標題為“參考文獻”，并設置好格式。光標移到標題下，選“插入|交叉引用”，“引用類型”為“書簽”，點“參考文獻文本”后插入，這樣就把參考文獻文本復制了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號等，并用項目編號進行自動編號。
到這里，我們離完美還差一點點。打印文檔時，尾注頁同樣會打印出來，而這幾頁是我們不需要的。當然，可以通過設置打印頁碼范圍的方法不打印最后幾頁。這里有另外一種方法，如果你想多學一點東西，請接著往下看。
選中所有的尾注文本，點“格式|字體”，改為“隱藏文字”，切換到普通視圖，選擇“視圖|腳注”，此時所有的尾注出現在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中選擇“尾注分割符”，將默認的橫線刪除。同樣的方法刪除“尾注延續分割符”和“尾注延續標記”。刪除頁眉和頁腳(包括分隔線)，選擇“視圖|頁眉和頁腳”，首先刪除文字，然后點擊頁眉頁腳工具欄的“頁面設置”按鈕，在彈出的對話框上點“邊框”，在“頁面邊框”選項卡，邊框設置為“無”，應用范圍為“本節”;“邊框”選項卡的邊框設置為“無”，應用范圍為“段落”。切換到“頁腳”，刪除頁碼。選擇“工具|選項”，在“打印”選項卡里確認不打印隱藏文字(Word默認)。
好了，試著打印一下尾注所在的頁，是不是白紙?!
五、頁眉頁腳的制作
首先介紹一個概念：節。這里的“節”不同于論文里的章節，但概念上是相似的。節是一段連續的文檔塊，同節的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳注和尾注。如果沒有插入分節符，Word默認一個文檔只有一個節，所有頁面都屬于這個節。若想對頁面設置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分為多個節。
論文里同一章的頁面采用章標題作為頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過每一章作為一個節，每節獨立設置頁眉頁腳的方法來實現。首先介紹頁眉的制作方法。
在各個章節的文字都排好后，設置第一章的頁眉(若連頁眉都不知怎么加，請參考Word幫助)。然后跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入|分隔符”，分節符類型選“下一頁”，不要選“連續”(除非你想第二章的標題放在第一章的文字后面而不是另起一頁)，若是奇偶頁排版根據情況選“奇數頁”或“偶數頁”。這樣就在光標所在的地方插入了一個分節符，分節符下面的文字屬于另外一節了。光標移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標雙擊頁眉Word會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個“同前”按鈕(圖像按鈕，不是文字)，這個按鈕按下表示本節的頁眉與前一節相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨立，因此把這個按鈕調整為“彈起”狀態，然后修改頁眉為第二章的標題，完成后關閉工具欄。如法炮制制作其余各章的頁眉。
頁腳的制作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進行編號，但是，在正文前還有扉頁、授權聲明、中英文摘要和目錄，這些頁面是不需要編頁碼的，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認正文的第一章和目錄不屬于同一節。然后，光標移到第一章，點擊“視圖|頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保“同前”按鈕處于彈起狀態，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。
注：
頁眉段落默認使用內置樣式“頁眉”，頁腳使用“頁腳”樣式，頁碼使用內置字符樣式“頁碼”。如頁眉頁腳的字體字號不符合要求，修改這些樣式并自動更新即可，不用手動修改各章的頁眉頁腳。²論文里頁眉使用章標題，可以采用章標題做成書簽，然后在頁眉交叉引用的方法來維護兩者的一致。²
六、其他技巧
分頁符(Ctrl+Enter)
顧名思義，分頁符是用來分頁的，分頁符后的文字將另起一頁。論文中各章的標題要求新起一頁，放在新頁的第一行，這時就可以使用分頁符。在前一章的最后放置一個分頁符，這樣不管前一章的版面有什么變化，后一章的標題總是出現在新的一頁上。
肯定還有人用敲多個回車的方法來把章標題推到新頁!這樣做的缺點是顯而易見的。若前一章的版面發生了變化，比如刪掉了一行，這時后一章的標題就跑到前一章的最后一頁的末尾;若增加一行，則后一章標題前又多了一個空行。快拋棄這種費力不討好的作法吧!
換行符(Shift+Enter)u
這里又涉及Word的一個概念：段落。段落是獨立的信息單位，具有自身的格式特征，如對齊方式、間距和樣式。每個段落的結尾處都有段落標記(一個灰色的拐彎箭頭)。敲Enter鍵有兩個作用，一是在光標位置插入一個段落標記，表示一個段落的結束;二是另起一行。換行符和敲Enter鍵不同，它只有第二個作用，沒有第一個，即換行符的前一行和后一行仍然屬于同一個段落，共享相同的段落格式。
雙擊圖標
以一個例子作為說明。你可能需要在論文里畫一個簡單的流程圖，你先插入了需要的文本框并加入了相應的文字，排好位置，這時你需要用箭頭把這些文本框連起來，你用鼠標在繪圖工具欄上點了一下箭頭圖標，然后畫了一個箭頭，再點一下圖標，又畫一個箭頭，第三次點圖標，畫了第三個箭頭，…有點麻煩是不是?要是可以連續畫該多好!事實上可以做到!用鼠標在箭頭圖標上雙擊，然后在需要的地方畫箭頭，看到了嗎?當畫完一個箭頭時，圖標依然保持為嵌入狀態，表示可以連續作圖。當所有箭頭都畫完后，再在嵌入的圖標上點一下，嵌入的圖標彈起，Word又回到了文字輸入狀態。
不只箭頭圖標具有這樣的功能，其他許多圖標都可以如此。格式刷就是一個。當需要把一段特殊的文字格式多次應用時，雙擊格式刷，連續刷需要的文字，很方便。
居中和右對齊
你還在用插入空格的方法來把章節標題推到頁面中間嗎?太土了吧!用格式工具欄上的居中按鈕吧。右對齊按鈕會從行末開始排列文字。
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