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我接下來要做一件魯莽的事情，那就是反駁露西•凱拉韋(Lucy Kellaway)。不久前，這位商業(yè)蠢行大無畏的觀察者做的有點過了：她呼吁禁止使用PPT。
這位控訴者的理由很簡單：許多PPT報告非常糟糕。這確實不假，但它并不能成為呼吁頒布禁令的理由。好工具被錯誤的人使用會產(chǎn)生可怕的結(jié)果，所有見過我組裝置物架的人都可以作證。禁止使用螺絲刀并非解決問題的方法。
PPT同樣如此。它是一件平淡無奇的實用工具，經(jīng)常被不當(dāng)?shù)厥褂谩Ｋ⒎亲钛胖碌墓ぞ撸绻罱K的作品拙劣難看， 那要怪也要怪“工匠”。人們借助PPT做的許多糟糕的報告，不用PPT還是同樣糟糕。聽一個緊張的演講者即興發(fā)表漫無邊際的講話，認(rèn)知感完全崩潰，難道會 更好嗎?還是在黑暗中觀看一個制作專業(yè)但毫無意義的影片會更享受?許多讀者會記得PPT誕生前的企業(yè)生活。那并不是失落的伊甸園。
PPT并非世界上最棒的軟件。長期以來，它的內(nèi)置模板一直丑陋難看，剪貼畫俗不可耐，動畫引人發(fā)笑。就好像鐵了心要讓自己名副其實一樣，它會無緣無 故地往文本里加入用于列舉的項目符號。這樣一來，原本應(yīng)該很簡單的文本對齊工作就變得復(fù)雜起來。(我仍在使用2003版的PPT。你完全可以把我這篇專欄 當(dāng)成是一個托兒的夸夸其談。
盡管存在這種種缺點，但PPT有兩個任務(wù)完成得不錯。它可以讓演講者迅速羅列出演講要點，制作出顯示圖片與圖表的幻燈片。而當(dāng)人們將這兩個功能混為一談時，問題就來了。
大概記下演講要點以輔助記憶沒什么錯。PPT在這方面的作用不亞于其它任何一種工具，尤其是如果你字寫得像我一樣爛的話。對于絕大多數(shù)演講者，這種演講要點比其它方法更可取，比如背誦、現(xiàn)場即興發(fā)揮或?qū)⒄葜v稿寫出，然后呆頭呆腦地照本宣科。
問題在于，不知道出于什么原因，許多演講者決定將他們的演講要點投射到墻面上，而不是將它們打印成明信片大小，粘貼到3×5英寸的卡片上。我經(jīng)常會借助PPT列出我的演講要點。但我更喜歡將這些幻燈片留給自己看。
PPT的第二大用途是將視覺輔助內(nèi)容投射到屏幕上。在這點上它做得非常好——而且過去那種老掉牙的剪貼畫如今已幾乎消失不見。現(xiàn)在，人們從呆伯特(Dilbert)那里“借”漫畫，從網(wǎng)絡(luò)上抓照片。效果通常讓人足夠滿意。
如果人們學(xué)習(xí)一點關(guān)于字體的東西，那就更好了;再者，如果他們了解到按字母“B”鍵，屏幕可短暫清空，那就好上加好了。但我們不能苛求完美。
露西還持認(rèn)同態(tài)度地提及了杰出信息設(shè)計師愛德華•塔夫特(Edward Tufte)對PPT的著名譴責(zé)。塔夫特教授反對PPT出于下面兩個理由：一個是“無止境的序列，一張該死的幻燈片跟著一張該死的幻燈片 ”;一個是演講者與“受眾”之間非對稱的關(guān)系。
這很奇怪，因為塔夫特沒有坦承他實際上反對的是公開演講本身。有什么比演講具有更無止無盡的序列呢?一個該死的詞跟著另一個該死的詞。如果你討厭演講這個想法，沒關(guān)系。但你必須照實說。
不用花費多少力氣就能大大提高多數(shù)人PPT報告的質(zhì)量——比提高企業(yè)官腔質(zhì)量所需的功夫要少得多。那又為何要呼吁頒布禁令呢?
真正的問題要讓人憂心的多。在公司中，我們會被要求閱讀不會寫作的人寫的乏味文章，觀看既沒天賦也沒接受過培訓(xùn)的人表演。出于某些理由，這些外行比大多數(shù)作家與演員的薪酬都高。所有這些都讓人感到沮喪，但我們不能將其歸咎于PPT。
在結(jié)束這篇文章前，我必須正視在我看來PPT存在的一個最嚴(yán)重的問題：那就是“自動內(nèi)容向?qū)?rdquo;功能——如果你無法自己羅列演講要點，這個功能可以引 導(dǎo)你完成這個工作。《紐約客》(The New Yorker)曾經(jīng)報道過，自動內(nèi)容向?qū)У拿褪莻€笑話，“完全是對其目標(biāo)客戶的嘲諷”。推出該功能的想法本身就已經(jīng)非常致命，但真正可怕的是，它是為 了滿足某種需求才被創(chuàng)造出來的。
幸運的是，這一需求可能也已經(jīng)自動消失：2007版的PPT已經(jīng)去除了自動生成內(nèi)容的功能。
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