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對于教師來說每次考試后整理學生成績都不是一件輕松的事情。通常收回的學生試卷并不可能按已有成績表中的順序排列，因此每次用Excel輸入成績前都得先把試卷按記錄表中的順序進行整理排列，之后才能順次輸入，這自然是很麻煩的。實際上最快速的錄入方法應該是按試卷的順序在Excel中逐個輸入學號和分數，由電腦按學號把成績填入成績表相應學生的記錄行中。在Excel中實現這個要求并不難。
首先我們得有一張Excel成績記錄表，然后在成績記錄表側增加四列(J：N)，并輸入列標題。
1.表格設置
選中Excel表格的J1，單擊菜單“數據/有效性”，在“設置”選項卡中單擊“允許”的下拉列表選擇“序列”，在“來源”中輸入=$C$1:$H$1。選中K列右擊選擇“設置單元格格式”，在“設置單元格格式”窗口“數字”選項卡的“分類”中選中“文本”，確定設置為文本格式。
2.輸入公式
選中J2輸入公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2，L:M，2，FALSE))，""，VLOOKUP(A2，L:M，2，FALSE))，按A2的學號在L:M查找并顯示相應的分數，如果沒找到出現錯誤則顯示為空。
在Excel表格的L2輸入公式=VALUE("2007"&LEFT(K2，3))，提取K2數據左起三位數并在前面加上2007，然后轉換成數值。由于同班學生學號前面部分一般都是相同的，為了加快輸入速度我們不需要全部輸入，只要輸入學號的最后三位數即可，然后L2公式就會自動為提取的數字加上學號前相同的部分“2007”顯示完整學號。接著在M2輸入公式=VALUE(MID(K2，4，3))，提取Excel表格的K2數據從第4位以后的3個數字(即分數)并轉成數值。最后選中J2：L2單元格區域，拖動其填充柄向下復制填充出與學生記錄相同的行數。
注：Excel的VALUE函數用于將提取的文本轉成數值。如果學號中有阿拉伯數字以外的字符，如2007-001或LS2007001，則學號就不再是數字格式而變成文本格式了，此時L2的公式就不必再轉成數值了，應該改成="2007"&LEFT(K2，3)，否則會出錯。
3.防止重復
選中Excel表格的K列單擊菜單“格式/條件格式”，在“條件格式”窗口的條件1的下拉列表中選擇“公式”并輸入公式=L1=2007，不進行格式設置。然后單擊“添加”按鈕，添加條件2，設置公式為=COUNTIF(L:L，L1)>1，單擊后面的“格式”按鈕，在格式窗口的“圖案”選項卡中設置底紋為紅色，確定完成設置。
這樣，當在Excel表格的L列中出現兩個相同學號時，就會變成紅色顯示。按前面的公式設置，當K列為空時L列將顯示為“2007”，因此前面條件1的當L1=2007時不設置格式，就是為了避開這個重復。
4.錄入成績
需要輸入成績時，先單擊Excel表格的J1后的下拉按鈕，從下拉列表中選擇要輸入的列標題(如：期中)，再選中K1輸入第一個學生的學號和成績00159，回車，后面的L1、M1就會顯示學生的學號2007001、分數59，同時分數會自動填寫到學號為2007001行的J列單元格。繼續輸入第二個學生學號分數008112，回車，如此重復即可完成全部學生的成績錄入。在輸入時如果學號出現重復，則輸入的單元格和與其重復的單元格會同時以紅色顯示，提醒你輸入可能出錯了。 由于Excel表格的學號和成績是按試卷順序輸入的，因此可以很方便地查出到底哪一個輸入值是錯誤的。全部輸入完成后，只要選中J列進行復制，再選中保存“期中”成績的E列，右擊選擇“選擇性粘貼”，在彈出的窗口中單擊選中“數值”選項，確定即可把J列顯示的成績以數值方式粘貼到E列。
這樣，只要順次在Excel表格中輸入學號分數后回車就可以輕松完成成績錄入。至于新增用于輸入的J：M列內容，平時不需要錄入成績時可選中J：M列右擊選擇“隱藏”將其隱藏起來。等需要時再拖動選中I：N列右擊選擇“取消隱藏”即可恢復。當然你也可以一開始就把這4列的內容建立保存在其他Excel工作表中，那就可以完全不影響原表了，不過筆者認為還是放在同一表中會比較直觀。
本文來自辦公軟件學習網，原文地址：http://www.officestudy.cn
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